Offentlighetsprincipen är en viktig del av den svenska demokratin och innebär att alla som vill har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos en myndighet.

Enligt offentlighetsprincipen får du ta del av handlingar som kommer in till eller skickas ut från kommunen. Det ger en möjlighet till insyn och du kan på så vis följa och granska hur förtroendevalda och anställda sköter kommunens verksamheter.

Vad är en allmän handling?
En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det ett pappersdokument, till exempel brev, beslut eller protokoll. Lagen tar ingen hänsyn till format eller teknik, så även e-post, videoband, foto och annat som bär på information räknas som en handling.

En handling kan vara allmän eller inte allmän. Handlingar som inte räknas som allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Enligt lagen är en handling allmän när den har mottagits av (inkommit) eller skapats av kommunen (upprättats) och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga ”hemliga”.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att ta del av dem

Sekretess
Syftet med sekretess kan vara att skydda enskilda människors personliga förhållanden, men det kan också handla om ekonomiska värden.

Handlingar kan bara sekretessbeläggas med stöd av offentlighets- och sekretesslagen. Där beskrivs vilka uppgifter som kan skyddas och under vilka omständigheter. Det innebär att kommunen med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" på brevet blir det inte sekretessbelagt om det saknas stöd i lagen.

Var finns handlingarna?
Kommunen måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. För att det ska vara lätt att hitta information och skydda känsliga uppgifter registreras handlingar i ett diarium, en form av register. Äldre handlingar förvaras i kommunens arkiv.

Hur fort kan jag få handlingarna?
Enligt lag ska allmänna, offentliga handlingar lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att det ska ske så snabbt som möjligt. Ibland kan det, beroende på hur omfattande ett dokument är eller att det finns resursskäl, vara tillåtet med en viss väntetid, men högst någon eller några dagars väntan är acceptabelt. Ju mer detaljerad du är i din beskrivning av handlingen, desto snabbare kan kommunen leta fram den åt dig.

Om det inte är självklart att handlingen är allmän eller om uppgifter i handlingen kan omfattas av sekretess måste kommunen göra en mer noggrann bedömning. Det är då tillåtet med en viss väntetid.

Får jag ta med handlingarna hem?
Du kan läsa handlingarna på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av, fotografera eller be att få kopior och ta med dig.

Kan man få handlingar via e-post?
Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handlingar via e-post.

Kan man vara anonym?
Enligt lag behöver du inte tala om vem du är eller varför du vill ta del av handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta eller att försöka ta reda på vem du är på annat sätt. Undantaget är om kommunen behöver göra en sekretessprövning av uppgifterna. Du kan då behöva uppge vem som frågar efter dem och vad de ska användas till.

Tänk på
Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post o.s.v.) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Man kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Kostar det något?
Kommunfullmäktige har beslutat om en avgift för kopior av allmän handling. 50 kronor för de första tio sidorna och för varje sida däröver är avgiften 2 kronor. Du kan alltså få en kopia på nio sidor utan kostnad. Kostnaden är den samma om handlingen skickas via e-post.

Vart vänder man sig?
Vill du ta del av en handling kan du kontakta kommunens registratorer, bollnas@bollnas.se.

Överklagan
En tjänsteman kan fatta ett beslut om att en allmän handling inte kan lämnas ut. Tjänstemannen kan också besluta att handlingen kan lämnas ut med så kallat sekretessförbehåll. Det innebär att delar av innehållet i handlingen inte lämnas ut med hänsyn till reglerna om sekretess. Om detta sker har tjänstemannen skyldighet att upplysa dig om möjligheten att få begäran prövad av myndigheten (i detta fall kommunen). Tjänstemannen ska också meddela hur du begär detta.

Om myndigheten finner att handlingen inte kan lämnas ut, eller om den lämnas ut med förbehåll, så ska detta meddelas skriftligt. Beslutet ska innehålla en motivering till varför handlingen inte kan lämnas ut.

Om du får avslag på din begäran om att ta del av en allmän handling har du rätt att överklaga beslutet. Din överklagan ska vara skriftlig. Den ska ställas till Kammarrätten, men skickas in till kommunen. Den måste ha kommit in till kommunen inom tre veckor från den dag då du fick ta del av beslutet.

Kammarrättens beslut kan överklagas hos Högsta Förvaltningsdomstolen. För att kunna överklaga Kammarrättens beslut krävs prövningstillstånd från Högsta Förvaltningsdomstolen.

Kundcenter
Stadshuset

Stadshustorget 2
821 80 Bollnäs

Öppettider:
Måndag-onsdag
08.00-16.30

Torsdag
08.00-18.00

Fredag
08.00-15.00

Skicka e-post
0278-250 01