Allmänna handlingar

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Det kan vara exempelvis brev, beslut eller protokoll. Lagen tar ingen hänsyn till format eller teknik, så även e-post, videoband, foto och annat som bär på information räknas som en handling.

En handling kan vara allmän eller inte allmän. Handlingar som inte räknas som allmänna är till exempel tjänstepersonernas interna arbetsmaterial.

Enligt lagen är en handling allmän när den har mottagits av (inkommit) eller skapats av kommunen (upprättats) och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga ”hemliga”.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att ta del av dem.

Syftet med sekretess kan vara att skydda enskilda människors personliga förhållanden, men det kan också handla om ekonomiska värden.

Handlingar kan bara sekretessbeläggas med stöd av offentlighets- och sekretesslagen. Där beskrivs vilka uppgifter som kan skyddas och under vilka omständigheter. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" på brevet blir det inte sekretessbelagt om det saknas stöd i lagen.

En kommun måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. För att det ska vara lätt att hitta information och skydda känsliga uppgifter registreras handlingar i ett diarium, en form av register. Äldre handlingar förvaras i kommunarkivet.

Enligt lag behöver du inte tala om vem du är eller varför du vill ta del av handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta eller att försöka ta reda på vem du är på annat sätt. Undantaget är om kommunen behöver göra en sekretessprövning av uppgifterna. Du kan då behöva uppge vem som frågar efter dem och vad de ska användas till.

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med en kommun blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänsteperson eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Kommunfullmäktige har beslutat om en avgift för kopior av allmän handling. 50 kronor för de första tio sidorna och för varje sida däröver är avgiften 2 kronor. Du kan alltså få en kopia på nio sidor utan kostnad. Kostnaden är den samma om handlingen skickas via e-post.

Enligt lag ska allmänna, offentliga handlingar lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att det ska ske så snabbt som möjligt. Ibland kan det, beroende på hur omfattande ett dokument är eller att det finns resursskäl, vara tillåtet med en viss väntetid, men högst någon eller några dagars väntan är acceptabelt.

Ju mer detaljerad du är i din beskrivning av handlingen, desto snabbare kan kommunen leta fram den åt dig.

Om det inte är självklart att handlingen är allmän eller om uppgifter i handlingen kan omfattas av sekretess måste kommunen göra en mer noggrann bedömning. Det är då tillåtet med en viss väntetid.

Du kan läsa handlingarna på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av, fotografera eller be att få kopior och ta med dig.

Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handlingar via e-post.

Vill du ta del av en handling kan du kontakta kommunens registratorer, bollnas@bollnas.se.

En tjänsteperson kan fatta ett beslut om att en allmän handling inte kan lämnas ut. Tjänstepersonen kan också besluta att handlingen kan lämnas ut med så kallat sekretessförbehåll. Det innebär att delar av innehållet i handlingen inte lämnas ut med hänsyn till reglerna om sekretess.

Om detta sker har tjänstepersonen skyldighet att upplysa dig om möjligheten att få begäran prövad av myndigheten (i detta fall oss på Bollnäs kommun).

Du ska också informeras om att du har rätt att begära att få ett skriftligt beslut med en motivering till varför handlingen inte kan lämnas ut.

Om du får avslag på din begäran om att ta del av en allmän handling har du rätt att överklaga beslutet. Din överklagan ska vara skriftlig. Den ska ställas till Kammarrätten, men skickas in till kommunen. Den måste ha kommit in till kommunen inom tre veckor från den dag då du fick ta del av beslutet.

Kammarrättens beslut kan överklagas hos Högsta Förvaltningsdomstolen. För att kunna överklaga Kammarrättens beslut krävs prövningstillstånd från Högsta Förvaltningsdomstolen.

En notarius publicus utses av Länsstyrelsen och har i uppgift att bland annat bistå allmänheten med service rörande handlingar. I Bollnäs kommun utförs uppdraget av jurist Mari Lundquist.

Kontaktuppgifter

Mari Lundquist
Advokatbyrån
Västra Parkgatan 2
826 31 SÖDERHAMN
Telefon: 0270-151 20, 070-522 64 45
E-post: mari@advokatlundquist.se

Att vara Notarius publicus innebär bland annat att hjälpa allmänheten med att:

• Bestyrka namnunderskrifter, avskrifter, översättningar och andra uppgifter om innehåll i handlingar.
• Närvara som vittne då förvaringsrum tillsluts eller öppnas, eller då förseglingar sätts på eller bryts.
• Kontrollera lotteridragningar och lotta ut eller makulera obligationer, aktier eller andra värdehandlingar efter annan kontroll eller undersökning.
• Lämna redogörelse för sina iakttagelser.
• Ta upp förklaringar om förhållanden av rättslig eller ekonomisk karaktär och överlämna sådana förklaringar till tredje man.
  Bekräfta att en myndighet eller person är behörig att vidta vissa tjänsteåtgärder, eller att någon har en viss tjänsteställning eller kompetens eller är behörig att företräda någon annan.

Förordning (1982:327) om notarius publicus:

Mottagning för allmänheten

10 § Notarius publicus skall ha mottagning för allmänheten minst en gång i veckan, om inte länsstyrelsen bestämmer annat. Är han skyldig att ta upp protester, skall han under viss tid varje helgfri dag utom lördagar, midsommarafton, julafton och nyårsafton ta emot de växlar och checkar som ges in till honom för protest.

Notarius publicus mottagningstid skall tillkännages genom anslag i anslutning till mottagningslokalen. Han får begära att uppgifter om hans adress, telefonnummer och mottagningstid anslås på kommunens anslagstavla i den eller de kommuner där han är skyldig att verkställa förrättningar.