Samlat och utvecklat verksamhetsstöd

Den 12 mars 2026 fattade kommunstyrelsen i Bollnäs beslut om att stödresurserna i kommunen ska organiseras i en gemensam avdelning. Genomförandet ska ske successivt och förändringen ska vara slutförd senast i mars 2027.

Beslutet innebär:

• att kommunens stödresurser ska organiseras i en mer ekonomisk fördelaktig gemensam avdelning för att öka samordningen inom kommunen och utveckla ett mer robust och likvärdigt stöd mot chefer och kärnverksamhet
• att kommunchefen får i uppdrag att med dialog och delaktighet med berörda verksamheter, fackliga parter och skyddsombud säkerställa att avdelningen har ett tydligt uppdrag med effektiva arbetssätt och processer samt definiera vilka funktioner som bör ingå
• att förändringen genomförs stegvis med utgångspunkten i en övergripande organisation inom det gemensamma och utvecklade verksamhetsstödet utifrån funktioner/roller och kommungemensamma arbetsuppgifter
• att implementeringen av förändringen ska vara slutförd senast i mars 2027, med delrapport till KS i oktober 2026 samt att det under punkten Allmän aktuell information från kommunalråd och kommunchef lämnas information till kommunstyrelsen när det finns viktig information att lämna i ärendet.

Bakgrund och kort sammanfattning av processen

2020: En första jämförelse av förvaltningarnas tillgång till verksamhetsstöd utförs.

2023: En kartläggning genomförs som bland annat visar stora skillnader mellan förvaltningarnas tillgång till verksamhetsstöd.

Juni 2024: Kommunchef fattar ett inriktningsbeslut om att samla och utveckla kommunens verksamhetsstöd

Hösten 2024: En arbetsgrupp tillsätts med representanter från samtliga förvaltningar och stödfunktioner.

Vinter/Vår 2025: Kommunchefens ledningsgrupp arbetar vidare utifrån förslag från arbetsgruppen.

Oktober 2025: Förslag till omorganisation presenteras för chefer och berörda medarbetare.

December 2025 och januari 2026: Dialog och workshops med berörda medarbetare.

Mars 2026: Kommunstyrelsen i Bollnäs kommun fattar beslut om att stödresurserna ska organiseras i en gemensam avdelning.

Mars 2026: Kommunchefens ledningsgrupp(KCL), berörda chefer, skyddsombud och fackliga parter ska tillsammans ta fram en gemensam plan för arbetet och den stegvisa processen-

Frågor och svar

Vad är verksamhetsstöd?

Verksamhetsstöd är ett samlingsnamn på roller och funktioner som stöttar verksamheter i olika frågor, till exempel med administration, systemstöd, processledning och utveckling.

Funktioner inom HR, ekonomi, inköp och nämndsadministration är sedan tidigare samlade.

Varför ska verksamhetsstödet samlas?

När verksamhetsstödet samlas och utvecklas kan rollerna tydliggöras, och sårbarheten minska. Chefer och kärnverksamheter får ett mer likvärdigt stöd vilket stärker kommunens förmåga att arbeta som en helhet i ett läge med begränsade resurser samt ökade krav och kostnader.

Det skapar bättre förutsättningar för samverkan, rätt prioriteringar och ett effektivt stöd till kommunens verksamheter och en långsiktig och hållbar service till kommuninvånarna.

Vad är målet med att samla verksamhetsstödet?

Målbilden är att:

• Arbeta mer samordnat med ett gemensamt arbetssätt
• Samla kompetens, minska sårbarheten och utnyttja resurser bättre
• Skapa tydligare strukturer och roller
• Skapa bättre förutsättningar och ge ett mer likvärdigt stöd till chefer och verksamheter
• Skapa långsiktig och hållbar service till invånarna

Hur många medarbetare är berörda?

I kartläggningen ingick drygt 100 av kommunens 2300 medarbetare. Efter inventeringen är det cirka 60 medarbetare som kan vara aktuella att ingå i det samlade och utvecklade verksamhetsstödet. Det kan dock förändras.

Hur ska den nya stödorganisationen formas?

• En ny avdelning med arbetsnamnet Stöd och service inrättas i kommunstyrelseförvaltningen. Tre enheter bildas under avdelningen, där olika stödfunktioner kommer ingå.
• Kundcenter och kommunikation samlas i en gemensam enhet.
• Ekonomifunktionens uppdrag förstärks, med särskilt fokus på verksamhetsplanering och uppföljning.

Vad innebär beslutet för medarbetarna?

Medarbetare som berörs får en ny organisatorisk tillhörighet med nya kollegor och några medarbetare får även ny chef. De flesta arbetsuppgifter följer med och stödfunktionerna ska fortsätta arbeta nära kärnverksamheterna.

Medarbetarna kommer få kollegor med likartad kompetens eller som arbetar med liknande uppdrag, vilket innebär att roller och funktioner kommer vara mindre sårbara och kan stötta varandra i arbetet.

Vad innebär beslutet för kärnverksamheterna?

Kommunens verksamheter får fortsatt stöd från medarbetare som kan deras verksamhetsområden och frågor. När stödfunktioner samlas på ett ställe blir arbetssätt och rutiner mer enhetliga. Förutsättningarna för kompetensutveckling förbättras och personberoenden minskar.

Kompetens sprids i en större arbetsgrupp vilket gör det mindre sårbart. Det gör att alla chefer och verksamheter får samma förutsättningar och stöd oavsett förvaltning.

Vad innebär det för kommunen?

När stödfunktioner samlas på ett ställe blir arbetssätt och rutiner mer enhetliga. Genom att använda kommunens resurser mer effektivt blir det mindre sårbart, mindre personberoende och en mer hållbar organisation.

Det skapas bättre förutsättningar för gemensam utveckling vilket leder till långsiktig och hållbar service till kommuninvånarna.

Hur har information, delaktighet och dialog skett under processen?

Dialog och förankring med chefer

• Frågan har lyfts på Ledarforum sedan 2022. Vid ledarforum deltar alla chefer inom Bollnäs kommun.
• Kontinuerlig information och workshops med chefer och medarbetare har genomförts.
• Kommunikation har skett regelbundet via kommunchefens ledningsgrupp (KCL) till förvaltningsledningar.
• Gemensamma informationsunderlag har tagits fram till chefer.

Samverkan med fackliga parter

• De fackliga parterna har kontinuerligt informerats i CESAM, det centrala samverkansforumet.
  

Arbetsgrupp för Samlat och utvecklat verksamhetsstöd - hösten 2024

• Information från arbetsgruppen har delats kontinuerlig till KCL och kommunens verksamheter, både via gruppens representanter och via förvaltningschefer och ansvariga funktionschefer.

Information på kommunens intranät

• Sedan hösten 2024 finns en samlad sida på intranätet med bakgrund, syfte och mål kopplat till arbetet med att samla verksamhetsstödet.
• Nyheter om arbetet har publicerats löpande på intranätet.
  

1 oktober 2025 - Förslag om ny organisation kommunicerades

• Gemensamt mejl skickades till alla chefer.
• Möten hölls med medarbetare i berörda verksamheter.

Dialog- och workshopprocesser

• Oktober 2025: Två öppna dialogmöten genomfördes.
• Oktober – november 2025: Medarbetare lämnade in konsekvensbeskrivningar.
• December 2025: Två workshops genomfördes med representanter från berörda verksamheter samt med skyddsombud.
• Januari 2026: En tredje workshop genomfördes.

Vad var syftet med workshoparna?

Syftet med workshoparna var att skapa delaktighet och dialog kring förslaget. Målet att fånga in fler perspektiv och idéer från olika verksamheter, medarbetare och funktioner.

Hur ser kommunikationen ut framåt?

En ny kommunikationsplan har tagits fram där inriktningen är kontinuerlig information och dialog med de verksamheter och medarbetare som är berörda. Det ska finnas forum för dialog och delaktighet.

Kommunikationen kring förändringen ska präglas av tydlighet kring målbild, ansvar och mandat.

Hur sker samverkan framåt?

Det kommer att tas fram en mer tydlig processplan som förankras med förvaltningschefer samt med centralt samverkansforum, CESAM, där fackliga parter ingår.

När kommer den nya organisationen börja gälla?

Implementeringen kommer att ske successivt, förändringen ska vara helt klar senast i mars 2027.

Nyheter om arbetet:

4 december 2025 - Fortsatt arbete med kommunens verksamhetsstöd
13 mars 2026 - Beslut om att samla kommunens verksamhetsstöd