Samlat och utvecklat verksamhetsstöd

Det pågår ett arbete i Bollnäs kommun med att samla och utveckla det interna verksamhetsstödet. Syftet är att samordna resurser och att effektivisera stödet till verksamheterna.

Bakgrund

2020: En första jämförelse av förvaltningarnas tillgång till verksamhetsstöd genomfördes.

2023: En kartläggning gjordes utifrån Bollnäs kommuns kompetensförsörjningsplan. Den visade bland annat stora skillnader mellan förvaltningarnas tillgång till verksamhetsstöd.

Juni 2024: Kommunchef fastställde ett uppdragsdirektiv med inriktning på att samla och utveckla verksamhetsstödet.

Hösten 2024: En arbetsgrupp tillsattes med representanter från samtliga förvaltningar och stödfunktioner för att ta fram förslag på en ny organisationsstruktur. Tre förslag togs fram på hur en ny organisation skulle kunna se ut samt vilka funktioner som var lämpliga att samla först och vilka som på sikt skulle kunna samlas.

Hösten 2024: Kommunchefens ledningsgrupp arbetade vidare utifrån arbetsgruppens förslag.

Oktober 2025: Ett förslag på omorganisation presenterades för chefer och berörda medarbetare.

Förslag till Samlat och utvecklat verksamhetsstöd

Förslaget innebär att de stödfunktioner som idag finns utspridda i olika verksamheter och förvaltningar samlas organisatoriskt i nya enheter, utifrån tydliga roller och funktioner.

Frågor och svar

Vad är verksamhetsstöd?

Verksamhetsstöd är ett samlingsnamn på roller och funktioner som stöttar verksamheter i olika frågor, till exempel med administration, systemstöd, processledning och utveckling.

Funktioner inom HR, ekonomi, inköp och nämndsadministration är sedan tidigare samlade.

Varför ska verksamhetsstödet samlas och utvecklas?

När verksamhetsstödet samlas och utvecklas kan rollerna tydliggöras, sårbarheten minska och chefer samt verksamheter kan få ett mer likvärdigt stöd. Det stärker kommunens förmåga att arbeta som en helhet i ett läge med begränsade resurser samt ökade krav och kostnader.

Detta tillsammans skapar bättre förutsättningar för samverkan, rätt prioriteringar och ett effektivt stöd till kommunens verksamheter och en långsiktig och hållbar service till kommuninvånarna.

Vad är målet med att samla verksamhetsstödet?

Målbild är att:

• Arbeta mer samordnat med ett gemensamt arbetssätt
• Samla kompetens, minska sårbarheten och utnyttja resurser bättre
• Skapa tydligare strukturer och roller
• Skapa bättre förutsättningar och ge ett mer likvärdigt stöd till chefer och verksamheter
• Skapa långsiktig och hållbar service till invånarna

Hur många medarbetare är berörda?

I kartläggningen ingick drygt 100 av kommunens 2300 medarbetare. Efter inventeringen är det cirka 60 medarbetare som kan vara aktuella att ingå i det samlade och utvecklade verksamhetsstödet. Det kan komma att förändras.

Hur ser förslaget ut?

Förslaget innebär:

• En ny avdelning med arbetsnamnet Stöd och service föreslås inrättas. Under avdelningen föreslås tre enheter bildas där idag utspridda stödfunktioner, till exempel verksamhetsutvecklare, processledare, handläggare och systemförvaltare samlas.
• Kundtjänst och kommunikation föreslås samlas i en gemensam enhet.
• Ekonomifunktionen föreslås förstärks, med särskilt fokus på planering och uppföljning.

Vad innebär förslaget för medarbetarna?

Förslaget innebär att medarbetare som berörs får en ny organisatorisk tillhörighet med nya kollegor och en ny chef i en av de nya enheterna som föreslås bildas. De flesta arbetsuppgifter följer med och stödfunktionerna ska fortsätta arbeta nära kärnverksamheterna.

Medarbetarna kommer få kollegor med likartad kompetens eller som arbetar med liknande uppdrag, vilket innebär att roller och funktioner kommer vara mindre sårbara och kan stötta varandra i arbetet.

Vad innebär förslaget för verksamheterna?

Kommunens verksamheter får fortsatt stöd från medarbetare som kan deras verksamhetsområden och frågor. När stödfunktioner samlas på ett ställe blir arbetssätt och rutiner mer enhetliga, förbättrade förutsättningar för kompetensutveckling samt att personberoenden minskar.

Kompetens sprids i en större arbetsgrupp vilket gör det mindre sårbart. Det gör att alla chefer och verksamheter får samma förutsättningar och stöd oavsett förvaltning.

Vad innebär det för kommunen?

När stödfunktioner samlas på ett ställe blir arbetssätt och rutiner mer enhetliga.

Genom att använda kommunens resurser mer effektivt blir det mindre sårbart, mindre personberoende och en mer hållbar organisation.

Det skapas bättre förutsättningar för gemensam utveckling vilket leder till långsiktig och hållbar service till kommuninvånarna.

Hur har information, delaktighet och dialog skett under processen?

Dialog och förankring med chefer

• Frågan har lyfts på Ledarforum sedan 2022. Vid ledarforum deltar alla chefer inom Bollnäs kommun.
• Kontinuerlig information och workshops med chefer och medarbetare har genomförts.
• Kommunikation har skett regelbundet via kommunchefens ledningsgrupp (KCL) till förvaltningsledningar.
• Gemensamma informationsunderlag har tagits fram till chefer.

Samverkan med fackliga parter

• De fackliga parterna har kontinuerligt informerats i CESAM, det centrala samverkansforumet.
  

Arbetsgrupp för Samlat och utvecklat verksamhetsstöd

• Information från arbetsgruppen har delats kontinuerlig till KCL och kommunens verksamheter, både via gruppens representanter och via förvaltningschefer och ansvariga funktionschefer.

Intern information på intranätet till medarbetare

• Sedan hösten 2024 finns en samlad sida på intranätet med bakgrund, syfte och mål kopplat till arbete med Samlat och utvecklat verksamhetsstöd.
• Nyheter om arbetet kopplat till Samlat och utvecklat verksamhetsstöd publiceras löpande på intranätet.
  

Informationsinsatser och aktiviteter kopplade till den föreslagna organisationen

• Gemensamt mejl skickades till alla chefer.
• Möten hölls med medarbetare i berörda verksamheter.

Dialog- och workshopprocesser

• Den 1 oktober 2025: Förslaget till ny organisation kommunicerades.
• Oktober 2025: Två öppna dialogmöten genomfördes.
• Oktober – november 2025: Medarbetare lämnade in konsekvensbeskrivningar.
• December 2025: Två workshops genomfördes med representanter från berörda verksamheter samt skyddsombud.
• Januari 2026: En tredje workshop är planerad.
• Den 1 oktober 2025 kommunicerades förslaget till ny organisation.

Vad är syftet med workshoparna?

Syftet med workshoparna är att skapa delaktighet och dialog kring förslaget. Målet är att fånga in fler perspektiv och idéer från olika verksamheter, medarbetare och funktioner.

Hur ser arbetet och kommunikationen ut framåt?

Synpunkter och konsekvensbeskrivningar sammanställs. Workshops för fortsatt dialog sker i december och januari.

Kommunikation och dialog sker löpande med berörda verksamheter och de medarbetare som föreslås ingå i omorganisationen.

Hur kommer kommunikationen och förankring ske med berörda verksamheter och medarbetare framåt?

Det kommer att tas fram en mer tydlig processplan som förankras med förvaltningschefer samt med centralt samverkansforum, CESAM, där fackliga parter ingår.

En ny kommunikationsplan ska tas fram med en tydlig planering för kontinuerlig information och dialog med de verksamheter och medarbetare som är berörda, det ska finnas forum för dialog och delaktighet.

När kommer den nya organisationen börja gälla?

Tidplanen är fortfarande preliminär. En första målbild tidigare under 2025 var att kunna inleda organisationsförändringen vid årsskiftet, men det har hela tiden varit flexibelt för att säkerställa att det finns tid för dialog och förankring.

I mars 2026 ska kommunstyrelsen få en återrapport med förslag om hur kommunens verksamhetsstöd kan organiseras.

Läs mer

4 december 2025 - Fortsatt arbete med kommunens verksamhetsstöd