Evenemangsplanering

Händer i luften på konsert

För dig som anordnar eller vill anordna evenemang i Bollnäs kommun. Konsert, föreläsning, loppis, lan, idrottsevenemang, disco eller något annat. Det finns många olika typer av evenemang, oavsett vilket typ av evenemang du ska arrangera är planering och struktur viktigt.

Här får du en samlad bild över vad som är bra att tänka på vid planering och genomförande av ett evenemang. På webbplatsen har vi samlat det
mesta ni behöver veta för att komma igång. Evenemangshandboken finns att bläddra i, att ladda hem som pdf, eller hämta ett tryckt exemplar i stadshusets reception i Bollnäs.
Du som är arrangör av olika typer av evenemang är en viktig motor i Bollnäs kommuns platsutveckling.

Grundidé
Först och främst är det bra att ha en grundidé, ett kon­cept, som går hand i hand med era värderingar. Erbjud något unikt som sticker ut och inspirerar, särskilt i jäm­förelse med andra evenemang under samma tidsperiod. Kanske finns det ett annat evenemang att kroka arm med?

Syfte
Därefter är det bra att definiera syfte och mål med evenemanget. Ställ er frågorna: Varför gör vi detta och vad vill vi uppnå? Har man det på plats kan man alltid återgå till syftet i sina beslut.

Målgrupp
Därefter bör man fundera på vilken målgrupp man riktar sig till. Men även hur deltagarna ska känna när de är där. Vilket mervärde ger ditt evenemang deltagarna? Oavsett om det handlar om kunskap eller ren underhållning, se till att detta framgår tydligt i inbjudan. Gör också ett estimat hur många deltagare man räknar med.

Finansiering/Ekonomi
Det är viktigt att i god tid göra en budget för evenemanget.
Hur ska det finansieras? Vilka kostnader finns för evenemanget (t ex lokalhyra, föreläsare/artist/grupp, etc)? Vad ska eventuella deltagaravgifter/biljetter täcka? Har vi arbetskraft som krävs? Ska de avlönas?

Välj datum med omsorg
Välj en passande dag baserat på målgruppens tillgänglig­het och undvik konkurrerande evenemang.

Lokal/plats
Välj en lokal eller plats som passar ditt event och boka i god tid för att fastställa kostnaderna och undvika att det redan är uppbokat. Låt karta och vägbeskrivning finnas lätt tillgänglig i all kommunikation.

Tillstånd
Se till att söka nödvändiga tillstånd och godkännanden, inklusive säkerhetskrav. Gör detta i god tid.

Fler tillstånd att söka hos Polisen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Riskanalys
Identifiera potentiella problem och planera hur de ska hanteras. Viktigt med en genomtänkt säkerhet i form av trygghetsvärdar, vakter, vid behov trygghetslounge eller tält dit man kan söka sig för att få hjälp. Utrustat med vat­ten, telefon, första hjälpen och trygga vuxna.

Samhällsinsatser
Se till att ha bra kommunikation med polis, sociala myn­digheter, fritidsledare, skola, nattvandrare, särskilt vid arrangemang som inkluderar mycket barn och ungdomar.

Försäkringar
Se över vilka försäkringar du behöver för den typ av evene­mang du ska ha.

Väskförbud
Utifrån den höjda terrorhotnivån har Polismyndigheten fattat beslut om ett väskförbud på större evenemang i Sverige enligt ordningslagen (2 kap. 16 § ordningslagen).

Förbudet är avsett för större arrangemang i Sverige som behöver tillstånd eller ska anmälas till polisen, och arrangemang som anordnas för allmänheten är i de flesta fall sådana arrangemang som behöver tillstånd eller ska anmälas till polisen. Vad som är ett större arrangemang finns det ingen uttalad gräns för, utan polisen gör en individuell prövning i samband med att arrangören kommer in med en ansökan eller anmälan till polisen.

Polisen kan meddela villkor för arrangören om det krävs för att upprätthålla ordning och säkerhet (T.ex. att väskförbud, anlita ordningsvakter, göra avgränsningar inne på anläggningen, vart man får ta sig in på sammankomsten/tillställningen)

Villkor om att inga typer av väskor får tas med in på arrangemanget kan meddelas av polis bland annat vid:

  • Större idrottsevenemang
  • Större konserter och festivaler
  • Samtliga arrangemang på landslagsnivå

Undantag får göras för personer som av medicinska skäl har behov av att ta med en väska in på den offentliga tillställningen eller allmänna sammankomsten samt för personer med barn som har behov av skötväska.

Det är omständigheterna för det specifika arrangemanget som avgör vilka villkor som ska meddelas, vilket innebär att det ibland inte kommer anses nödvändigt att meddela villkor om väskförbud. I stället kan polisen välja att villkora om förbud att ta med väskor som är större än 40X40X20 cm (hjd x bredd x djup). Om man som arrangör är osäker på hur villkoret påverkar sitt arrangemang kan man vända sig till polisen. Man har även som arrangör alltid på eget initiativ möjlighet att vidta fler åtgärder än de som har meddelats genom villkor av polisen.

Om beslut om väskförbud meddelas från polisen finns inga hinder för att man som arrangör ordnar så att besökarnas väskor omhändertas under arrangemanget. Däremot måste förvaringen finnas utanför den plats där den allmänna sammankomsten eller den offentliga tillställningen äger rum. Det betyder att det exempelvis inte går att använda en garderob som finns lokaliserad på samma ställe som arrangemanget.

All information gällande ”Väskförbud på större evenemang” finns på Polisens hemsida Väskförbud på större evenemang Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Värdskapet - det viktigaste av allt
Låt eventet, oavsett storlek, kännas personligt och väl­komnande. Besökare vill känna sig omhändertagna och uppmärksammade. Värdskapet är ofta det man lägger på minnet. Inspirera personalen att se folk i ögonen, säga hej och hjälpa till på alla möjliga sätt.

Utse en kontaktperson
Det är viktigt att ha en kontakt för deltagarna att vända sig till före, under och efter eventet. Personen bör ha över­blick över hela eventet och inte bara detaljer. De bör också ha klart för sig vilka som ansvarar för vad, för att kunna hänvisa frågar korrekt.

Evenemang som inspirerar
Människor vill ha roligt och bli underhållna, så inkludera ro­liga och udda inslag till ditt event. Isbrytare och interaktiva moment bidrar till en trevlig atmosfär för alla deltagare.

Boka Attraktioner/Artister/talare
Attrahera publik till ditt event med imponerande huvud­attraktioner. Sikta högt, med respekt för budgeten. Välj talare eller artister som tilltalar din målgrupp.

Mat & Dryck
Mat och dryck ska gå snabbt att köpa, utan allt för långa köer. Boka en pålitlig matleverantör i god tid och inkludera alternativ för olika kostpreferenser. Även betalning ska gå smidigt.

Sjukvård
Se till att ni har medicinskt kunnig sjukvårdspersonal
samt sjukvårdsmaterial och hjärtstartare på plats.

Toaletter, städning och sophantering - viktigast av allt för att hålla fräscht!
Det ska finnas tillgång till fräscha toaletter. Tillräckligt många för att undvika irritation och långa köer. Boka i god tid om det behövs bajamajor.

Gör det enkelt för besökare att göra rätt; att slänga sitt skräp. Många papperskorgar och möjlighet till källsortering håller evenemanget fräscht. Se till att ha tillräckligt med städpersonal under och efter eventet.

Transporter och parkeringsmöjligheter
Fundera igenom alla transporter, hur tar man sig dit? Se till att ha goda möjligheter till parkering och eventuellt extra insatta bussar.

Sponsorer/samarbetespartners
Prata med potentiella sponsorer för ekonomiskt stöd. Bestäm sedan hur sponsorer integreras. Erbjud dem plats i programmet eller för en mingelstund. Samordning är viktigt. Skapa gärna en mässyta om det känns relevant.

Skyltning
Tydlig skyltning krävs för att undvika onödig irritation.
Guida deltagarna rätt, det ska vara lätt att hitta rätt.
Skapa även skyltar med tidpunkter och uppmaningar.

Inbjudan, marknadsföring och information
Fundera på vad ni behöver för typ av marknadsföringsma­terial redan i planeringsstadiet.

Skicka ut inbjudan i god tid. Gör inbjudan målgruppsan­passad och tilltalande. Låt målgruppen snabbt förstå hur eventet kommer att vara och vad som förväntas av dem. Börja informera i god tid även på på sociala medier. Skapa gärna unika hashtags för eventet för interaktion. Viktigt att någon finns online innan, under men även efter evenemanget och kan svara på frågor som kommer upp. Skicka påminnelse när det börjar närma sig. Variera gärna utseende och budskap men att man har ett igenkännande formspråk. Informera om att det filmas och fotas under eventet, när det behövs.

Skriv även ett pressmeddelande och skapa kvalitativt bild material som går att använda vidare. Kontakta journa­lister, bloggare och influencers som känns relevanta för eventet, ge dem entrepass. Underlätta på alla sätt medie­rapportering.

Operativ plan
En operativ plan bör innehålla detaljer om hur, när och
av vem varje moment ska utföras. Viktigt att tänka på att evenemanget flyter på. Planen bör ständigt justeras och anpassas i takt med att eventet närmar sig. Definiera del­tagande parter och deras roller från början. Låt en huvud­ansvarig fungera som kommunikationsnav till ansvariga för olika områden, som i sin tur delegerar uppgifter inom sina respektive team. Samla alla delar och fördela uppgifter i god tid.

Program
Skapa en välfungerande programstruktur. Ge de bästa ti­derna för huvudattraktionerna, inkludera paneldebatter och interaktiva element. Håll deltagarnas intresse genom hela eventet med avsatta pauser och interaktionsmöjligheter. Gå igenom varje inslag och se vad som krävs i teknik, ljud och ljus etc. Viktigt att hålla tiderna i programmet.

Körschema
Skapa ett detaljerat körschema som klargör ansvarsområ­den, tider och åtgärder för varje moment.

Genrep
Genomför en generalrepetition dagen innan eventet om möjligt med alla involverade och justera schemat efter behov.

Tacka
Tacka alla efter avslutat event, medverkande, alla som jobbat och även besökarna. Be gärna om deras feedback för att förbättra och förädla till nästa gång. Skapa eventu­ellt en enkel enkät för lättare hantering och snabbare svar.

Vad kan förbättras?
Gör även en egen analys i arbetsgruppen och diskutera vad som kan göras bättre till nästa gång. Detta bör göras direkt i anslutning till eventet för att inte glömma.

Tänk på att göra hållbara lösningar och sträva alltid efter ett så litet klimatavtryck som möjligt. Uppmuntra både funktionärer och deltagare att göra hållbara val. Det ska vara lätt att göra rätt.

Var varsam med resurser
Undvik överanvändning av material och resurser. Använd återvinningsbara eller återanvändbara produkter när det är möjligt. Minska onödig konsumtion och slöseri.

Välj klimatsmarta transporter
Om det är möjligt, uppmuntra och underlätta för besökarna att använda kollektivtrafik, cykling eller gång som transportalternativ till evenemanget, eller uppmuntra till samåkning.

Minska avfall
Se till att det är enkelt att källsortera och återvinna under evenemanget. Undvik engångsprodukter och förse deltagare med återanvändbara alternativ. Planera noggrant för att minimera överskott och restavfall.

Välj ekologiska och lokala råvaror
När du serverar mat och dryck, prioritera ekologiska och lokalt producerade produkter. Detta minskar transportavstånd och stödjer samtidigt lokala företagare.

Använd kranvatten
Undvik att servera flaskvatten, vilket genererar onödig plastavfall och transportutsläpp. Se till att det finns möjlighet att använda kranvatten, genom vattenfontäner eller återanvändbara vattenflaskor för deltagarna.

Här hittar du citat från några av deltagarna vid en workshop under projektet.

”Låt evenemanget bli en totalupplevelse, från mottagande till leverans av upplevelse, både för publik och medverkande”
PATRIK NILSSON, KULTURHUSET

”Involvera många parter. Detta skapar ett event som tilltalar många, breddar marknadsföringen och blir starkare vid genomförandet”
BJÖRN LANS, FÖRENINGSALLIANSEN

”Fråga er själva vad målsättningen är med arrangemanget, vad är syftet, är det att det ska ge ekonomi, samhällsnytta eller marknadsföring? ”
HELEN FORSBLOM, BOLLNÄSTRAVET

”Logistik. Planera, förutse flaskhalsar och problem i god tid.”
BIRGITTA OSSMYR, TRÄSLOTTET

”Samverka med andra, ensam är inte stark”
KRISTIAN NEBES, ORBADEN SPA & RESORT

”Tänk brett, inte bara på det du själv gillar”
MAGNUS OLOFSSON, TRAVRESTAURANGEN BY KITCHEN

”För att lyckas med ett evenemang är det viktigt att tänka på varför du gör det, för vem du gör det och hur du når ut till rätt målgrupp”
MALOU SKÖLD, BOLLNÄSDRAGET

”Samverka med andra med olika kompetenser, prestigelöst, man behöver inte kunna allt själv”
HELENA NÄSLUND, HÄLSINGEHAMBON

”Gör en utvärdering direkt efter eventet, vad var bra, vad kan vi göra bättre, spar till nästa gång.”
VERONICA TANNERSTÅL, BOLLNÄS KOMMUN

”Var öppen med vad planen är för att undvika missförstånd, både internt och externt.”
MOA OLSSON, UNDERSVIKS HEMBYGDSFÖRENING

”Planera i god tid och ha samordning med t ex polisen, kommunen och andra partners.”
LASSE SÖDERQVIST & GÖRAN ”ZAMORA” LIND, SKRUVAT & KLART

Arrangörssamverkan - 9 oktober 2024
En nätverksträff för dig inom förening och näringsliv som planerar att anordna evenemang i Bollnäs kommun.

Syftet med träffarna är att redan i planeringsstadiet för sitt evenemang ha möjlighet till samordning, erfarenhetsutbyte, idéer samt att få en överblick av vad som är på gång runt om i hela kommunen.

Här hittar du preliminära evenemang, men även de som är "spikade" för 2024-2025.

JULI 2024

  • 5 juli
    Evenemang: Black River Delta, Terrssen kök & bar, Långnäs
    Arrangör: Terrassen kök & bar
    Kontakt: info@terrassenbollnas.se, 0278-100 50

  • 5-6 juli
    Evenemang: Skruvat & Klart - motorfordon från förr och nu
    Två dagar fyllda med motoraktiviteter både på land och vatten.
    Arrangör: Hälsinglands Fordonshistoriker
    Kontakt: 073-037 46 65 hfh@live.se

  • 6 juli
    Evenemang: Historia om Undersvik/Byvallen-Sveåsen
    Arrangör: Undersviks hembygdsförening
    Förening/kontakt: Gun-Britt Lindblom

  • 12 juli
    Evenemang: Moderna Tider Gyllene Tider Tribute, Terrssen kök & bar, Långnäs.
    Arrangör: Terrassen kök & bar
    Kontakt: info@terrassenbollnas.se, 0278-100 50

  • 13 juli
    Evenemnag: Hälsingehambon (Hårga, Långnäs, Träslottet, Järvsö)
    Arrangör: Hälsingehambon
    Kontakt: Helena Näslund, Magnus Lundh

  • 19-20 juli (återkommande)
    Evenemang: Brännbollsyran Bollnäs
    Arrangör: Bollnäs Fotboll
    Förening/kontakt: Gustav Häggeborg 073-066 98 15 filzur@hotmail.com

  • 27 juli
    Evenemang: V75 Bollnästravet
    Arrangör: BollnäsTravet
    Förening/kontakt: 0278-272 40 info@bollnas.travsport.se

  • 29 juli
    Evenemang: Grillnatta
    Arrangör: Bollnäsdraget
    Förening/kontakt: info@bollnasdraget.se

  • 30-31 juli
    Evenemang: Orbadenstämman
    Arrangör: Orbadens vänner orbadenstamman.se
    Förening/kontakt: Ninni Westberg 070-6408270

AUGUSTI 2024

SEPTEMBER 2024

  • 8 september
    Evenemang: Team Sportia Höstspel
    Friidrottstävling på Sävstaås IP
    Arrangör: Bollnäs Friidrott
    Förening/kontakt: bollnasfriidrott@gmail.com
  • 21 september
    Evenemang: Seniordag i City
    Arrangör: Bollnäsdraget och Odd Fellow
    Förening/kontakt: info@bollnasdraget.se
  • 28 september
    Evenemang: Modevisning på Brotorget
    Arrangör: Bollnäsdraget
    Förening/kontakt: info@bollnasdraget.se

OKTOBER 2024

DECEMBER 2024

  • 1 december
    Evenemang: Julskyltning i City
    Arrangör: Bollnäsdraget
    Förening/kontakt: info@bollnasdraget.se
  • 13 december
    Evenemang: Nytorps Luciatåg på Brotorget
    Arrangör: Nytorps Jordbruksgymnasium
    Förening/kontakt:
  • 21 december
    Evenemang: Moppetomtarna i City
    Arrangör: Bollnäsdraget
    Förening/kontakt: info@bollnasdraget.se

OBS! Kom ihåg att lägga in ditt evenemang i evenemangskalendern när det är klart.
Klicka här så kommer du direkt till formuläret för evenemang Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vill du ha hjälp av en handledare?

Det är alltid skönt att ha någon att bolla med, kommunens evenemangssamordnare hjälper dig med ditt evenemang.
Kontakta: Sandra Williamsson, 0278-25860

Behöver du volontärer till ditt evenemang?

Volontärer spelar oftast en stor roll för att få ett evenemang att rulla. Beroende på vilken typ av evenemang eller hur stort evenemanget är så kan flera olika roller behövas, så som bland annat hjälpa till som evenemangsvärd, sälja fika, städa etc.
Kontakta: Sandra Williamsson, 0278-25860

Kontakt

Sidinformation

Senast uppdaterad:
11 juli 2024 kl. 11.54

Lämna synpunkt eller rapportera fel på sidan till: