Personuppgifter och dataskydd

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Det gör den personuppgiftsansvariga myndigheten. I kommuner är varje nämnd en myndighet. Bollnäs kommuns nämnder, organisationsnummer 212000-2361, är var och en personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter de har och ansvarar för att sådan behandling sker på ett lagligt sätt.

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag.

För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har Bollnäs kommun i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik.

Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Information som du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett med personuppgifter till oss. Det kan exempelvis vara:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer. Även uppgifter om familjerelationer.
• Betalningsinformation - fakturainformation, bankkontonummer med mera.
• Finansiell information - din inkomst.

Information vi samlar in om dig

Kommunens personuppgiftsansvariga myndigheter utför ett antal åtaganden som är lagstadgade, det innebär att vi har ett basregister över Bollnäs kommuns invånare med personuppgifter, baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, som vi använder för att våra personuppgiftsregister ska vara så korrekta som möjligt.

När du använder någon av våra e-tjänster eller någon blankett där du lämnar personuppgifter kan vi samla in följande information:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, om du äger en fastighet eller en bostadsrätt. Även uppgifter om familjerelationer.
• Finansiell information - din inkomst.
• Enhetsinformation - exempelvis språkinställningar, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning. Den informationen sparas dock helt utan kopplingar till dig som individ, den sparas bara på en sammanställd nivå för att kunna mäta trafikmängden på Bollnäs kommuns webbplatser och tillhörande e-tjänster.

Bollnäs kommun ingår i projektet Löpande insikt. Löpande insikt är en servicemätning av kommunernas myndighetsutövning.

I första hand mäts servicen för gruppen företagare, men vi har valt att även mäta nöjdheten hos privatpersoner, ideella föreningar och offentliga organisationer.

Till detta samlar vi in personuppgifter för att dessa grupper ska kunna kontaktas och intervjuas i syfte att förbättra vår kvalité på utförda tjänster.

Bollnäs kommun behandlar personuppgifter inom varje nämnds verksamhetsområden baserat på de rättsliga grunderna allmänintresse, rättslig förpliktelse och myndighetsutövning men även baserat på avtal eller samtycken.

Bollnäs kommun använder också dina inlämnade personuppgifter för att kommunicera med dig i enskilda ärenden men också för att utföra olika undersökningar via elektroniska kommunikationskanaler och via telefon.

Utförare och leverantörer

Bollnäs kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig.

Kommunen är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med dessa utförare. För de personuppgifter som delas med våra upphandlade leverantörer gäller det avtal vi har upprättat mellan varandra.

Andra myndigheter

Bollnäs kommun kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Statistiska centralbyrån, Försäkringskassan, Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Vi strävar alltid efter att behandla dina data inom EU/EES. Vi följer alltid EU/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå, och personuppbiträdesavtal finns med våra leverantörer. Dessa avtal reglerar hur leverantörerna i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss. Om dina personuppgifter överförs till tredjeland kommer vi att informera dig om detta.

Dina personuppgifter sparas oftast i något av kommunens verksamhetssystem.

Vi sparar din data så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Bollnäs kommun.

När dina personuppgifter behandlas hos oss har du ett antal rättigheter. Här beskriver vi de vanligaste.

Rätten att begära registerutdrag

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Du behöver legitimera dig för att verifiera din identitet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Rätten att få dina personuppgifter rättade

Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta kan du begära att få dem rättade.

Rätt att bli raderad

Du har under vissa omständigheter rätt att få dina personuppgifter raderade. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder.

Exempel på när personuppgifter kan raderas:

• Om behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar samtycket.
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandlingen som sker inom ramen för myndighetsutövning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt.

Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla/ta tillbaka ditt samtycke. Det kan till exempel vara ett samtyckte du lämnade vid en specifik fotografering eller annan typ av frivillig registrering. Dock kan du i regel inte återkalla en publicering av ett foto då en artikel eller folder eller liknande kan lyda under arkivlagstiftningen och därmed behöva bevaras. Återkallandet gäller lagring och framtida användning av fotot.

Om du vill ta tillbaka ditt samtyckte när det gäller fotografering kontakta kommunikation@bollnas.se eller den verksamhet du var i kontakt med vid tillfället när samtycket gavs. Du kan även kontakta personuppgifts­ansvarig/ansvarig nämnd eller beställa blanketten ”Begäran om personuppgiftsåtgärd” genom att skicka e-post till bollnas@bollnas.se eller genom att ringa kundcenter på telefon 0278-250 01. Vi skickar hem blanketten till din folkbokföringsadress. Det går också bra att hämta den i receptionen i Stadshuset.

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa omständigheter rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Du kan beställa blanketten ”Begäran om personuppgiftsåtgärd” genom att skicka e-post till bollnas@bollnas.se eller genom att ringa kundcenter på telefon 0278-250 01. Vi skickar hem blanketten till din folkbokföringsadress. Det går också bra att hämta den i receptionen i Stadshuset.

Ifylld blankett ska skrivas under av dig och lämnas till oss. På blanketten väljer du om du vill att vi ska skicka svar/registerutdrag till din folkbokföringsadress eller om du vill hämta det i stadshusets kundcenter (och visa giltig legitimation).

Ett beställt registerutdrag ska levereras till dig inom en månad om det inte finns synnerliga skäl som gör att det dröjer, i så fall kommer vi meddela dig detta.

Vill du ha ut handlingarna som genereras av personuppgiftsbehandlingarna vi listat i registerutdraget så sker det genom att du gör en begäran om utlämnande av allmän handling.

Generellt om att begära ut allmänna handlingar

Bollnäs kommun lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar utgör så kallade allmänna handlingar som vi ska lämna ut på begäran.

I Tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag, slås var och ens rätt att ta del av s.k. allmänna handlingar fast. Före utlämnandet görs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

När du begär ut en allmän handling behöver du generellt inte uppge ditt namn eller syftet med din begäran. Bollnäs kommun får efterfråga namn eller syfte om det behövs för att pröva om handlingen kan lämnas ut eller inte.

Vill du ha ut den information som finns i alla behandlingar dina personuppgifter förekommer i begär du ut dessa som allmänna handlingar, före utlämnandet görs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Du bör vara medveten om att elektronisk kontakt med myndigheten kan lämna spår i våra elektroniska system och att spåren i sig kan utgöra allmänna handlingar.

En förteckning över hur kommunen hanterar personuppgifter i detalj finns inbyggd i kommunens informationshanteringsplan. Där kan du se lagliga grunder för just den personuppgiftsbehandling som rör dig.

Se kommunens processbaserade informationshanteringsplan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vi använder kakor (cookies) och liknande spårningstekniker. På Bollnäs kommuns webbplatser används cookies och användningen regleras i lagen om elektronisk kommunikation.

Kakor är små textfiler som lagras på besökarens dator som antingen lagras tillfälligt en förutbestämd tid eller raderas när du stänger din webbläsare. Läs mer om kakor på våra webbar.