Boka lokal, hur går det till?

• Avbokning skall ske så snart som det är möjligt, dock senast fem (5) vardagar, före den bokade tiden. Vid arrangemang gäller annan framförhållning, se ”Bokning av arrangemang”.
• Avbokning sker skriftligt via e-post till aktuell anläggning.
  Vid avbokning senare än fem (5) vardagar före den bokade tiden debiteras en avbokningsavgift på 100% av taxan.
• För bokad men ej nyttjad tid debiteras dubbel taxa.
• Avbokning kan aldrig ske i efterhand.
• Vid särskilda omständigheter kan match-/ träningstid avbokas med kort varsel utan att avbokningsavgift utgår. Förvaltningen avgör om avbokningen ska godtas eller inte.
• Förvaltningen äger rätt att avboka hyrestid med anledning av arrangemang, underhållsarbete, ombyggnation etc. Förhyrare ska då meddelas inom skälig tid och kan inte ställa krav på kompensation. Ersättningstider tilldelas i mån av tillgång.
• För bokade utomhusanläggningar och isytor som på grund av väderlek och temperatur med kort varsel kräver extra insatser såsom snöskottning etc äger förvaltningen rätt att om- och avboka tider om tillträde inte kan garanteras på bokad tid.
• För avbokade tider äger förvaltningen rätt att fördela dessa enligt aktuella behov.

En uthyrningstimme omfattar 55 minuter. Vid ishall omfattar en uthyrningstimme 50 minuter, 1,5 uthyrningstumme motsvarar 75 minuter. Minska förhyrningstid per tillfälle är en timme, vilken kan förlängas i intervaller om 30 minuter. Iordningställande och återställande av lokalen skall göras av hyresgästen inom denna tid, se avsnitt ”Krav på förhyrare” samt ”Ansvarig ledare”.

Överskridande av träningstid debiteras med dubbel ordinarie taxa för varje påbörjad halvtimme. Om överskridandet upprepas riskerar förhyrare att få aktuell säsongsbokning förverkad.

Om tillträde inte skett inom 30 minuter från den bokade tidens start förlorar förhyraren rätten till bokningen, varvid regeln om bokad, men ej utnyttjad tid tillämpas (se ”Avboknings av tider”).
Om lokal/anläggning används på en tid som inte bokats, faktureras föreningen, företaget, organisationen, personen enligt dubbel ordinarie taxa.

Omklädningsrum

Vid uthyrning för träning ingår ett (1) omklädningsrum, vilket får disponeras högst 20 minuter före respektive efter tilldelad tid. Omklädningsrum på Sävstaås IP får disponeras i upp till 30 minuter före och efter tilldelad tid, i mån av tillgång och under anläggningens ordinarie öppettider.

Avvikelser kan förekomma på vissa tider och anläggningarna och i samband med matcher, cuper och tävlingar. Överskridande av tilldelad tid i omklädningsrum debiteras för varje påbörjad halvtimme.

• Lokal/anläggning hyrs inte ut till personer under 18 år.
• Varje bokningstillfällen måste ha en ansvarig ledare/förhyrare över 18 år som närvarar under hela den hyrda tiden och som ansvarar för deltagarnas säkerhet samt att ordnings- och säkerhetsföreskrifter inklusive rutiner för öppning, stängning samt låsning av lokalen/anläggningen efterföljs. Utnämnd ansvarig skall anges vid bokningsförfrågan. Se även avsnitt ”Ansvarig ledare”.
• Förvaltningen förbehåller sig rätten att avslå bokningsansökan, och/eller avboka tilldelade tider, från förhyrare som brutit mot bestämmelser, misskött sig eller inte fullgjort sina skyldigheter.
• Lokal/anläggning hyrs inte ut till person, organisation, förening eller företag om uthyrningen kan befaras medföra ordningsstörningar eller olaglig verksamhet. Om bokningen redan ingåtts, kan förvaltningen när som helst, av samma orsaker, avbryta/häva uthyrningen, utan att ersättning utgår till förhyraren.
• I det fall skuld föreligger skall en av kommunen godkänd avbetalningsplan finnas för att nya bokningsförfrågningar skall kunna behandlas.

Varje bokningstillfälle skall ha en ansvarig ledare, 18 år eller äldre, som namnges vid bokningsförfrågan. Ansvarig ledare skall närvara under hela den hyrda tiden även under tid då omklädningsrum nyttjas.

Lokaler och utrustning får ej användas utan att ansvarig ledare är närvarande. Lokaler låses upp först när ansvarig ledare finns på plats. Endast gruppens medlemmar får vistas inom de hyrda lokalerna, inklusive omklädningsrum.

Ansvarig ledare ansvarar för att ordnings- och säkerhetsföreskrifter följs samt för ett gott uppträdande. Vid uthyrningens slut ansvarar ansvarig ledare för att material, redskap etc återställs till anvisad plats, lokalen grovstädas, ljuset släcks och att samtliga fönster och dörrar är stängda och låsta samt att nycklar återlämnas enligt anvisningar.

Eventuella extra vaktmästar- eller städinsatser i samband med lokalbokning debiteras enligt gällande taxa.

I de fall nyckel, nyckelkort eller nyckeltagg krävs för bokad lokal/anläggning framgår det av bokningsbekräftelsen. Där finns också information om hur uthämtning, kvittering och återlämning skall ske.

• Förvaltningen äger rätt att ta ut en depositionsavgift för nyckel/kort/tagg vid uthyrningen.
• Ansvariga ledare skall personligen hämta och kvittera ut de nycklar/kort/taggar som krävs. Föreningen behöver meddela aktuell anläggning om flera ledare som behöver ha tillgång till förhyrd lokal.
• Nyckel/kort/tagg får inte kvitteras ut av personer under 18 år.
• Utkvitteras nyckel/kort/tagg får inte överlåtas till någon annan.
• Nyckel/kort/tagg skall återlämnas enligt anvisningar.
• Ej återlämnad nyckel/kort/tagg debiteras med 500 kr + faktisk kostnad för eventuellt byte av lås, nycklar eller andra åtgärder som krävs för att återställa säkerheten i lokal/anläggning.

• I kommunens värdegrund innefattas att varje individ ska mötas med respekt utifrån alla människors lika värde, att man ska vara öppna, ärliga mot varandra samt att man ska ha en positiv attityd och hjälpa varandra för att lyckas. För att ett effektivt nyttjande av resurser ska uppnås för lokalerna/anläggningarna krävs en god samverkan mellan de aktörer (kommunens anställda och olika förhyrare) som befinner sig i lokalerna/anläggningarna. Detta innebär att förhyrare förbinder sig att såväl gentemot kommunens personal som andra förhyrare uppträda i bästa samverkansanda.
• Lokalerna tillhandahålls i det skick och med den fasta utrustning som de huvudsakligen är avsedda för.
• Lokalerna/anläggningarna får endast användas till det förhyrningen angivna ändamålet, samt under den tid som tilldelats förhyraren.
• Förhyraren skall vid frågor gällande förhyrningen kontakta den av Fritidsenheten anvisad kontaktperson/bokningsansvarig.
• Förhyrare får inte hyra ut eller låna ut bokad lokal/anläggning till annan person, organisation, förening eller företag. Bokad tid som ej kan nyttjas skall återgå till förvaltningen i form av avbokning.
• Eventuell stationär högtalaranläggning disponeras hyresfritt vid matcher/arrangemang. Högtalaranläggning får inte disponeras vid träning utan särskilt medgivande.
• Förhyrare skall vara aktsam om anläggningen och inventarier. Skador på anläggningen och inventarier som orsakas genom vårdslöshet skall ersättas av förhyraren.
• Eventuella skador på anläggning eller utrustning måste ovillkorligen och skyndsamt anmälas till via e-tjänsten ”Felanmälan” på bollnas.se
• Lokalen/anläggningen skall lämnas i det skicks som den togs emot.
• Vid förhyrningstillfällets slut skall material, redskap etc återställas till anvisad plats, lokalen grovstädas, ljuset släckas och samtliga fönster och dörrar vara stängda och låsta samt att nycklar/nyckeltagg återlämnas enligt anvisningar.
• Utrymningsvägar och nödutgångar får ej blockeras, eller lämnas upplåsta eller uppställda.
• Alla som vistas i hyrda lokaler/anläggningar, är skyldiga att följa anvisningar från tjänstgörande personal.
• Förvaltning och dess tjänstgörande personal har, och kan alltid få, tillgång till lokal/anläggning även under den uthyrda tiden. Hyresvärd får inte under några omständigheter låsas ute eller på något sätt förhindras tillgång till uthyrningsobjektet.
• Förvaltningen svarar inte för olyckor som drabbar besökare, skador som besökare tillfogar varandra, förlust eller skada av personliga tillhörigheter.
• Alkohol-, narkotika- och rökförbud råder i samtliga av kommunens lokaler och anläggningar. Rökförbud gäller även på utomhusanläggningar och utomhusmiljöer såsom idrottsplatser, lekplatser och utomhusbad enligt lagen (2018:2088) om tobak och liknande produkter. Se även avsnittet ”Dopingpolicy”.

Förhyrare som inte följer dessa bestämmelser och anvisningar kan komma att stängas av från lokalerna/anläggningen.

Bokningsförfrågan gällande större enstaka arrangemang som bryter ordinarie verksamhet skall göras minst sex (6) månader i förväg via e-post på särskild blankett som kan laddas ned från www.bollnas.se/fritid. Detta beviljas om det är lämpligt samt om det är genomförbart enligt allmänna bestämmelser, ordnings- och säkerhetsföreskrifter, prioritetsordning av verksamhet/förhyrare, och med tjänstgörande personal. Vid av förvaltningen godkänd bokningsförfrågan skrivs särskilt avtal med förhyrare/arrangör. Särskild taxa och särskilda ordnings- och säkerhetsföreskrifter gäller. Förhyraren ansvarar själv för att söka och följa nödvändiga tillstånd från myndigheter för den verksamhet som förhyrningen avser.

Avbokning av arrangemang skall ske skriftligen senast 30 dagar innan bokat datum. Vid utebliven eller försenad avbokning debiteras en avbokningsavgift på 100% av taxan, om inte annat framgår i avtal.
Särskilda undantag kan beviljas beroende på klimat eller andra oförutsägbara förutsättningar. Vid avbokat/inställt arrangemang återgår hyrestiden i första hand till ordinarie förhyrare.